對接待計劃有了全面、詳細的了解之后，讓我們來看看，計調人員是怎樣圍繞計劃，逐項、分步驟地落實計劃內容的。計調業(yè)務流程有如下步驟：接收計劃、發(fā)送計劃、確認計劃、更改計劃、歸檔計劃和統(tǒng)計計劃。

   （一）接收計劃

   計調部從外聯(lián)和各組團社接收到的旅游計劃和預報是各種各樣的，系列團、散客團、特殊團、小包價團、單項委托等等；有著急的、不著急的；傳真過來的、電子郵件發(fā)過來的，五花八門。計調部在收到這些計劃后，要進行及時處理，分門別類、編號登記，按照輕爪緩急的順序及時送報相關領導、財務，以及計劃中涉及的所有合作部門和機構。分類和編號方法視具休的公司和部門而定。

   （二）發(fā)送計劃

   計調部應將分類整理好的計劃，提前發(fā)送給民航、鐵路、車船公司、飯店，以及本社訂房中心、訂票中心、導游部等有關單位和部門，以便這些單位和部門能及時了解接待計劃，做好充分的接待準備工作。具體提前多長時間發(fā)送計劃，視團隊和市場情況而定，最好是及時發(fā)送，及時預知。

   （三）確認計劃

   為了確保接待計劃的順利實施，杜絕各種責任事故的發(fā)生，計調部要對所發(fā)送的計劃進行逐一確認，切實落實各接待部門已經(jīng)明確了白己的接待任務。確認計劃是計調部業(yè)務流程中至關．敢要的環(huán)節(jié)，瑣碎繁雜、耗時耗力，但卻不容忽視。這就要求計調人員必須認真負責、耐心謹慎。確認計劃，要求堅持書面確認的原則，無淪是通過傳真還是電子郵件的形式，一定都要有對方的書面確認。書面確認的內容包括：確認人、確認項目、確認時間，避免今后不必要的責任扯皮。這點是需要計調人員特別關注的。

   確認的具體內容，是圍繞計劃落實客人的行、游、住、食、購、娛等各個環(huán)節(jié)是否已經(jīng)按要求準備到位。

  （1）行― 車隊或汽車公司確認用車標準，是否有行李車；交通部門或票務中心，確認各段機、車、船票是否訂妥；
  （2）游― 導游部確認地陪和全陪的安排，景點門票的購買；
  （3）住― 各飯店和飯店預訂中心確認用房天數(shù)和間數(shù)（單間、雙間、陪！司床）;
  （4）食― 各餐廳確認用餐人數(shù)、標準和特殊需求，如素食等；
  （5）購― 計調部確認是否有購物限制，如次數(shù)、地點等；
  （6）娛― 計調部確認娛樂項日的安排，如京劇、雜技等；

  （7）地接― 各地接社確認已收到的計劃，并按計劃要求安排客人的行、游、住、食、購、娛。

   （四）更改計劃

   俗話說得好：天有不測風云，計劃趕不上變化。一個旅行團，說不定哪個環(huán)節(jié)就會有變化，計調部要馬上將此變化無一遺漏地通知到各相關部門和．單位。如人數(shù)，不管是減少還是增加，都會影響到用車、用房、用餐和門票等。所有變更都要按時間順序與原計劃存放在一起，以備隨時查看，避免出錯。傳統(tǒng)的變更，都是計調部以書面形式發(fā)送到各相關部門和單位的，計調部將各部門簽收、確認的變更單，按時間順序逐一粘貼在原計劃的背面?，F(xiàn)在，由于電子郵件的廣泛應用，書面變更的程序已被電子更改所取代，外聯(lián)人員在原計劃基礎上變更內容，并通知計調部；計調部將變更情況通過電子郵件發(fā)送給各相關部門和單位。變更通知是對原計劃的修正，若聯(lián)系不當，則會導致混亂，造成失誤，從而影響接待質量。因此，變更仍需要書面確認，流程與確認計劃相同。變更的內容主要有以下幾方面：

  （1）人數(shù)的增加或減少；

  （2）因人數(shù)變更引起的其他相應變更；
  （3）抵離航班、時間的更改；
  （4）因航班變更，用餐時間和地點的相應變更；

  （5）其他內容的變更等。

   （五）歸檔計劃

   計調部對外，不但要與飯店、交通、旅游景點、定點商店等機構聯(lián)絡合作，還要與其他旅行社合作；對內，更要與外聯(lián)、接待和財務等相關部門搞好交接工作。計調部每天往來的傳真、電子郵件、記錄等非常多。團隊旅行雖然結束了，但結算、統(tǒng)計等后續(xù)工作還有待完成。這就要求計調部務必要將計劃作為原始資料歸檔收存，建立團隊業(yè)務檔案庫，妥善保存起來，以便查閱。團隊計劃檔案的留存時間一般為2 一3 年。

   （六）統(tǒng)計計劃

   為了更好地發(fā)展業(yè)務，擴大市場份額，適應市場變化，在日益激烈的市場競爭中立于不敗之地，旅行社必須對各項經(jīng)營活動進行認真全面的統(tǒng)計，并進行科學有效的分析，從而及時調整經(jīng)營方針與經(jīng)營策略。因此，影響旅行社經(jīng)營情況的一切數(shù)量關系，均是計調部統(tǒng)計工作的內容，具體包括如下幾個方面：

   （1）客源統(tǒng)計：對客源情況的統(tǒng)計分析，是計調部統(tǒng)計工作最主要的一環(huán)。本旅行社一年及各個月份接待的人數(shù)、天數(shù)，各客源國（地區(qū)）的客源數(shù)量、客源流向，淡、旺季的分布等等，都應有詳細的統(tǒng)計資料。通過對本期統(tǒng)計數(shù)據(jù)同上年同期統(tǒng)計劃數(shù)據(jù)的對比，從中發(fā)現(xiàn)問題，找出規(guī)律，有利于旅行社決策部門開拓市場。通過圖和表的形式，可以把旅游現(xiàn)象數(shù)量方面的資料形象、清晰地反映出來。

   （2）合作單位情況統(tǒng)計：旅行社與民航、鐵路、飯店、汽車公司、旅游景點、餐廳、定點商店等方面都建立了合作關系，有必要對合作單位進行全面的統(tǒng)計和分析，看看本旅行社在一定時期內，向以上行業(yè)、部門和單位輸送了多少客源，為今后能爭取到更為優(yōu)惠的價格提供依據(jù)?？筛鶕?jù)需求設計出各種各樣、不同形式的從各個角度反映本旅行社經(jīng)營情況的統(tǒng)計表。如用車一覽表、旅游景點價格一覽表等。對這些表格也要妥善收存，分門別類以備查詢使用。

注意事項

   旅行社計調作為旅行社工作的核心，對他的從業(yè)人員有尤其嚴格的要求，但對于一些初次從事計調工作的人員來說，總有一些工作做得不到位，即使對于一些老計調來說也容易犯一些常識性錯誤。

旅行社計調工作八大注意事項一

   口頭確認或不明確確認：計調在與相關合作單位確定吃、住、行、游、購、娛等方面的接待事宜時，必須要以接收到對方蓋有公章或者業(yè)務專用章的的確認函或者接收到對方蓋有公章或者業(yè)務專用章傳真確認件為準，并加以核實，不能接受對方的口頭確認或者網(wǎng)絡聊天確認，即使對方是很熟的合作對象也不可以，因為口頭確認和網(wǎng)絡聊天確認的內容存在很大的變數(shù)，尤其是在旅游旺季時節(jié)，相關接待事宜較難得到保證，甚至造成與對方要求標準的不一致，從而給本社聲譽造成不可彌補的損失。例如某沿海旅游城市一家旅行社在07年接待河北客人的時候，組團社一次性的確認了兩批團隊，由于傳真確認件不是十分清楚，地接社計調也沒有詳細查看，電詢了對方導游的電話號碼后做行程安排，結果漏掉了第二批團隊，致使第二批客人到達該城市游覽時無房可住，時值旅游旺季，無法按照對方標準來安排，最后甚至讓第二批客人露宿街頭，此次事故造成的影響無論是組團社還是地接社，都是巨大的。最后組團社聯(lián)合許多旅行社集體封殺地接城市的這個旅行社合作?？陬^確認的事宜對對方缺少法律意義上的約束，對方極有可能為了追逐更高的利潤或者受其他因素的影響而撤銷對你的接待承諾。一旦對方撤銷對你的接待承諾，你又沒有接到變更通知，在旅游淡季時節(jié)也許可以變通接待事宜，但旅游旺季時節(jié)對計調人員來說，絕對是嚴峻的工作挑戰(zhàn)。處理不當會導致嚴重的經(jīng)濟損失和名譽損失。

旅行社計調工作八大注意事項二

   工作無條理：計調需要處理各種各樣的日?；蛘咄话l(fā)事件，也需要與各種各樣的人打交道，這就要求計調人員做事要有條理，有計劃，要分清輕重緩急與先后順序，更要預先準備好各種情況下的處理預案。計調要對每一個運行團隊的基本情況爛熟于心，并適時進行雙向的信息溝通。

   計調要有一個機敏靈活嚴謹?shù)拇竽X，要隨身帶一個大筆記本，把經(jīng)常用到的各種信息分門別類地記下來，尤其是易忘但又需要特殊注意的一些事情更要隨時記下來，每天都看上幾遍，以備忘。可以寫的很條理，也可以只是幾個關鍵詞，只要是自己能看懂就可以。

旅行社計調工作八大注意事項三

 

   延誤回復：計調人員對每一件需要你盡快給予回復的要求都要引起足夠的重視，絕對不能拖延或者應付。否則，要么耽誤事情的有效處理，要么會失去客戶。比如對方要求你提供一個產(chǎn)品的報價，或者一條旅游線路設計，你必須盡快從自己的資料庫中提取相關信息，并進行加工潤色之后，在3—5分鐘之內回復過去，否則對方會因等待焦慮而轉而尋求其他合作單位。如果自己實在忙不過來，應該請其他計調人員給予協(xié)助。切忌對于不熟悉的旅游產(chǎn)品和線路胡亂報價，否則要么影響自己公司的經(jīng)濟收入，要么會影響公司的信譽，從而失去客戶對公司的信任。

旅行社計調工作八大注意事項四

 

   濫用通訊設施：計調人員對打出或打入的電話都應該言簡意賅，快捷明了，不能閑扯過多的無關話題，也不能撥打私人電話，更不能用來談情說愛而進行“話聊”，實在不能兼顧時要采用雙手機或雙卡或多手機的形式，并要以旅行社事務為主。否則會導致許多業(yè)務電話既不能打進也不能打出，會耽誤旅行社業(yè)務的及時有效處理。與之相對應的是，計調必須保證24小時開機，不分上班時間還是下班時間都應該保證自己的聯(lián)系方式是暢通的，除非重大事項，不能無故關機。目前旅游市場上的年輕化大有愈演愈烈之勢，而且部分年輕人有比較多的共同話題，經(jīng)常以工作之需的名義互相聊天，套近乎，從而達到拉住客戶的目的，但是，這種既浪費時間又浪費資源的方法是不可取的，在你與對方互相恭維的時間里，如果用在如何把團隊做好上，你會得到更多的客戶。充分利用好通訊設施，也是一個作為合格計調的必要素質。某旅游城市的地接社計調在安排好本天的工作項目后外出，晚間，計劃第二天到達的團隊由于事故原因提前一天抵達該市，可是負責安排本項工作的地接計調由于手機故障的原因，電話始終接不通，最后，組團社在萬般無奈之下選擇了其他合作伙伴，從而造成了地接社的巨大損失。

旅行社計調工作八大注意事項五

   作業(yè)不精心：計調人員要縝密嚴謹，心細如發(fā)，目光如電，要能夠發(fā)現(xiàn)接待計劃中的細微變動，要對特殊要求仔細研究，要有重復檢查及細節(jié)檢查的意識。要對每一項需要向接待人員交代的注意事項都落實到書面上，不能只是在腦子里過一下或者臨時現(xiàn)想，否則就會有遺漏而存在隱患，不利于接待計劃的正常執(zhí)行。計調的文檔管理要規(guī)范有序，需要什么材料都能在最短的時間之內找到，不能一團亂麻一鍋粥。特別對于顧客有特殊要求的，比如有回族朋友用餐要求，住宿時需要安排幾個單人間，以及行程安排上的種種特殊要求，一定要牢記，要交代明細，同時在團隊抵達之后要對本社工作人員再三叮囑。

旅行社計調工作八大注意事項六 

   行程安排不合理：計調要對本接待區(qū)域的吃、住、行、游、購、娛等事項全面了解并實地查看，還要掌握這些事項的最新變化，要以最優(yōu)的組合規(guī)劃，妥善安排旅游接待計劃。對于一些諸如看日出、觀潮汐、進場館、游宮觀、賞比賽的有關事項要嚴格掌握時間、地點、規(guī)則、禁忌、路線等的特殊要求。要以最合理最經(jīng)濟的方式安排行程，既方便與旅游者，也方便與己方的接待人員，更是為自己減輕工作負擔。要適時與有關接待人員（包括導游與司機）進行信息溝通，虛心聽取他們的意見建議。尤其是掌握最新的景區(qū)信息變化，否則將會給行程造成巨大的影響，甚至對本社利益造成巨大損失。某市某景區(qū)由于內部矛盾正在封閉，沒有及時通知旅行社，同時旅行社也沒有仔細詢問，依然按照常理安排日常行程，結果抵達某景區(qū)之后，無法游覽，因此造成客人不悅，由于該景區(qū)距離其他景區(qū)較遠，在與客人溝通無果的情況下，地接社只能貼錢給客人安排異地的一個著名景區(qū)做彌補，既造成了本社信譽問題，同時還蒙受了經(jīng)濟損失。針對不同線路不同行程，計調人員一定要做到心中有數(shù)，安排合理。

旅行社計調工作八大注意事項七

   與外聯(lián)人員缺乏有效溝通：計調在安排團隊接待計劃及接待人員時一定要與聯(lián)系本團的外聯(lián)人員，向他詳細了解本團隊的有關信息及特殊要求，并據(jù)此作出有針對性的接待計劃，按照一般經(jīng)驗制定的接待計劃是不符合特殊團隊要求的。只有加強溝通，增進了解，才能給游客跟舒心的服務，根據(jù)團隊的特點提供相應的介紹與溝通，盡快減少客人在異地的這種不安全感，能夠為更好的順利的進行旅游行程提供巨大的幫助！

旅行社計調工作八大注意事項八 

   合作社缺乏了解：計調在聯(lián)系合作旅行社時要對其進行深入了解，諸如規(guī)模、行業(yè)信用度、團量等信息是必須要掌握的，是否“黑社”或者部門更要從嚴核實，否則就會因圖便宜而吃大虧。隨著我國旅行業(yè)的蓬勃發(fā)展，一些人投機到旅游行業(yè)里，不講誠信，抓住一個宰一個，合作一次騙一次的非常規(guī)旅游人員也不少，因此，計調人員在互相合作之前，要對合作方有一定的認知，不然，賠了夫人又折兵的事情就可能出現(xiàn)在自己的視野里。同樣的道理，尋求諸如酒店、餐廳、旅游車、票務代理、導游、景點、商店等合作單位時也必須全面掌握有關信息。